الصندوق الأسود للشركات المساهمة
بقلم : د/ حامد الكندري
تعد سرية المعلومات من الركائز
الأساسية لضمان نجاح الشركات واستمراريتها، إذ يرتبط الحفاظ على الأسرار ارتباطاً
وثيقاً بقدرة الشركة على تحقيق أهدافها الاستراتيجية. ولذلك، يتعين على جميع أفراد
الشركة، بدءًا من الإدارة العليا وحتى أدنى المستويات الوظيفية، الالتزام التام
بالسرية وعدم إفشاء أي معلومات تخص الشركة.
كما أن الحفاظ على سرية المعلومات لا يقتصر فقط على أداء الواجب المهني، بل يمثل أيضاً مسؤولية أخلاقية جوهرية تسهم في حماية مصالح الشركة وتعزيز ثقة عملائها وشركائها بها.
أما منصب "أمين سر مجلس الإدارة" فهو أرقى أنواع الاستئمان وأعلى نوع من الثقة في الشركات، ذلك إلى درجة منحه مسؤولية تنظيم وحضور اجتماعات مجلس إدارة الشركة، ثم ضبط محاضرها، وأخيراً إصدار مستندات قراراتها كما اتفق عليه المجلس، حيث يمكننا القول بأن أمين سر المجلس هو الصندوق الأسود للشركة.
وتجدر الإشارة إلى انه على أمين سر المجلس أن يتقن ثلاثة أعمال أساسية لينجح في أداء مهامه، وتتمثل هذه الأعمال بالربط بين الادارة التنفيذية ومجلس الادارة، والاطلاع على كافة الأعمال التنفيذية وفهمها فهماً عميقاً، وأخيراً الحفاظ على سرية أعمال المجلس.
أي أن "أمين السر" هو أكثر من يجب أن يكون ضليعاً بكافة أعمال الشركة، وأعمق من لديه خبرة في تسيير أمورها وكيفية تجاوز العقبات لتنفيذ قرارات مجلس إدارة الشركة، ومن هنا، يظهر لنا كيف تطور مفهوم الاستئمان على أسرار الشركة من واجب أخلاقي تجاه جميع الموظفين العاملين في الشركة، إلى مهنة قائمة بذاتها، ثم كيف تطورت هذه المهنة من أعمال سكرتارية-مستندية إلى دائرة عمل استشارية-تنفيذية.
أولاً: المهام التقليدية لأمين سر مجلس الإدارة:
تتمثل المهام التقليدية لما يقوم به أمين السر بذات الدور التقليدي للسكرتارية والمساعدين الإداريين، وذلك وفقاً للتفصيل التالي:
· تنسيق اجتماعات مجلس الإدارة الدورية والاستثنائية:
وهي مهمةٌ ليست بالهينة، فالكثير من أعضاء المجلس يكونوا مشغولين أو حتى لديهم أكثر من عضوية في أكثر من مجلس إدارة لشركات أخرى، ويكون من الصعب التنسيق بين مواعديهم حتى يتم الاجتماع في وقت مناسب للجميع.
هذا فضلاً عن وجوب الالتزام بالمدد القانونية وعدد الاجتماعات اللازم انعقادها لمجلس الادارة خلال السنة، حيث يفرض القانون على مجلس الإدارة الانعقاد بما لا يقل عن ست اجتماعات سنوياً على أن يعقد اجتماع واحد على الأقل خلال كل ربع سنة مالية.
ونرى بانه من الأفضل عملياً وضع جدول لاجتماعات مجلس الادارة الدورية مسبقاً واعتماده من قبل المجلس في أول اجتماع في السنة، وذلك لتنظيم العمل تفادياً لتأجيل أو عدم صحة انعقاد الجلسات، كما يمكن الادارة التنفيذية بالتحضير المسبق لاجتماعات مجلس الادارة مما يساهم في تنظيم العمل التنفيذي.
· تحضير جدول أعمال مجلس الإدارة:
يساهم نجاح تنظيم دول الأعمال في نجاح اجتماع المجلس، حيث يجب ضبط بنود الاجتماع والموضوعات التي ستتم مناقشتها فيه، والنقاط التي تحتاج إلى قرار من المجلس.
ويجب على أمين السر تحديد أولويات البنود لمراد مناقشتها، وتزويد الأعضاء بالمستندات اللازمة للمناقشة قبل موعد الاجتماعات الدورية بمدة لا تقل عن ثلاثة أيام، وفي حال وجود اجتماع طارئ يجب السعي لتزويد الأعضاء بالمستندات بمدة كافية للاطلاع عليها قبل حضور الاجتماع.
وتجدر الاشارة الى ضرورة التنسيق بين أمين سر مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي حول المواضيع ذات الأولوية لدى الادارة التنفيذية ليتم مناقشتها في بداية الاجتماعات، مما يسهم في نجاح الاجتماع وعدم تأخير العمل التنفيذي في حال طالت مدة الاجتماع وقرر الأعضاء استكمال جدول الأعمال في يوم لاحق.
· كتابة محضر اجتماع مجلس الإدارة والقرارات النهائية الصادرة من المجلس:
يقوم أمين السر بكتابة المحضر بأسلوب شارحٍ للمناقشات وبمنهجية تحليل للإشكاليات التي تمت مناقشتها في الاجتماع والحلول التي تم طرحها من الأعضاء، وذلك مع التأكيد على عدم اغفال اية مناقشات جوهرية تم مناقشتها في الاجتماع.
وقبل التوقيع على محضر الاجتماع من أعضاء المجلس ومن أمين السر، يجب على أمين السر صياغة القرارات النهائية ومراجعتها مع رئيس مجلس الإدارة قبل تزويد السادة الأعضاء بمحضر الاجتماع مع القرارات، ولا يخفى على أحد أهمية صياغة القرارات الصادرة من مجلس الإدارة وأثرها على العمل التنفيذي للشركة.
ثانياً: المهام العملية التنفيذية لأمين سر مجلس الإدارة:
انطلاقاً من الأدوار التقليدية السابقة، ولما لعلاقة أمين السر بأعضاء مجلس الإدارة وثقتهم به حيث أنه هو الصندوق الأسود لاجتماعات المجلس والمناقشات بين الأعضاء، ولما له من دور جوهري في الربط بين الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة، نجد بأن الواقع العملي قد جعل من أعمال أمين السر أكثر شمولية من أعمال السكرتارية التقليدية.
ولرغبة مجلس الإدارة بالحصول على أعلى رقابة فاعلة على أعمال الإدارة التنفيذية، توجهت مجالس الإدارات بزيادة نفوذ أمين السر بالشركة، وبات الأمين يمارس بعض الأدوار التنفيذية، نوجز أهما بالتالي:
· التنسيق اليومي مع الرؤساء التنفيذيين بشأن الأعمال المطلوب إنجازها:
فرض الواقع العملي على أمين السر أن يكون ملماً بكافة جوانب أعمال الشركة، وذلك حتى يتمكن من التنسيق السليم لاجتماعات مجلس الإدارة بما يخدم مصالح الشركة ولا يعرقل عمل الإدارة التنفيذية.
ومن هنا تبرز أهمية دور أمين السر في تحديد المواضيع التي ستطرح على مجلس الإدارة، حيث يجب عليه أن يكون عالماً بماهية المواضيع التي تستلزم موافقة مجلس الإدارة من عدمه وفقاً لقواعد حوكمة الشركات والقوانين المعنية، كما يكون هو الضليع بمواعيد عرض بعض الأعمال الدورية، ويكون دوره كمساند للإدارة التنفيذية في التحضير لاجتماعات مجلس الإدارة، ومن هنا يكون له دور تنفيذي في الشركة.
· مراجعة سير العمل ومتابعة تنفيذ قرارات مجلس الادارة:
أصبح من المتعارف عليه لدى مجالس الإدارات قيام أمين السر بمتابعة تنفيذ قرارات مجلس الإدارة، مما يزيد من احتكاكه في الرؤساء التنفيذيين مع وجود تأثير مباشر وغير مباشر على أعمالهم التنفيذية، وذلك بحكم منصبه ودوره في مجلس إدارة الشركة.
وبهذا الدور الذي يمارسه أمين سر المجلس، يكون له مراقبة تنفيذ القرارات وبالتالي امكانية تحديد مواطن الضعف والقوة لدى الادارة التنفيذية، الأمر الذي يجعله قادراً على مساعدة الرئيس التنفيذي في متابعة أداء كافة الادارات في الشركة، ومن ثم اقتراح بعض الحلول أو عرض الأمر على مجلس الإدارة في بعض الحالات التي تستلزم ذلك.
ولعدم احداث اضطرابات في الشركة بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، يجب على أمين السر العمل مع الإدارة التنفيذية وتنبيهها مسبقاً عن أية ملاحظات أو أعمال يجب إنجازها لعرضها على مجلس الإدارة او اللجان التابعة له.
· المبادرة إلى تبليغ الإدارة عن المخالفات المرئية:
وهي مهمةٌ تجعل من أمين السر أشبه بسلطة رصد ومتابعة للعمل الإداري والتشغيلي فيها، وهو دور تنفيذي أملاه الواقع العملي.
وهنا يجب التفرقة بين أعمال التدقيق الداخلي في الشركة وأعمال أمانة السر في جانب رصد المخالفات، فأمين السر ليس معنياً بالبحث عن المخالفات أو التدقيق على العمل اليومي للإدارات التنفيذية في الشركة، إنما يقتصر دوره على ما يلاحظه ويظهر له من خلال متابعته لتنفيذ قرارات مجلس الإدارة أو من خلال استفسارات الإدارة التنفيذية منه لبعض الأعمال، ومن هنا يجدر بأمين السر أن يكون هو المستشار الخاص بالإدارة التنفيذية وتقديم الاستشارة اللازمة لتفادي أي مخالفات قد لا تعلم الإدارة التنفيذية عن وقوعها قبل تصعيد الأمر إلى مجلس الإدارة وخلق جو من عدم الاستقرار في الشركة.
· تسهيل تنفيذ قرارات مجلس الإدارة:
إن القرارات الصادرة من مجلس الإدارة تصدر بعد مناقشة وإعداد وتوقيع أمين السر عليها، لذا يكون أمين السر أعلم من الادارة التنفيذية فيما وراء القرار وفيما بين السطور، الأمر الذي يجعله مرجعاً لكيفية التنفيذ التفصيلي لهذا القرار.
وتجدر الإشارة هنا إلى ضرورة قيام أمين السر بالتنسيق مع الرئيس التنفيذي قبل أي اجتماع من اجتماعات مجلس الإدارة أو اللجان التابعة للمجلس، حيث أنه من الأفضل أن يكون أمين السر ملماً بالقرارات المطلوبة من الإدارة التنفيذية لكي تعرض على المجلس بشكل يسهل فهمه بما يصب بمصلحة الشركة.
· تحديد متطلبات الارتقاء في سلم معايير الحوكمة:
أثبت الواقع العملي أن دور أمين السر في الشركة يستلزم معه إلمامه التام بقواعد حوكمة الشركات، حيث انه بعد تطبيق كل هذا النفوذ المتغلغل من أمين السر في الإدارة التنفيذية للشركة، يستطيع الأمين وضع يده على عيوب الإدارة، وثغرات تطوير الهيكل التنظيمي للشركة، ومستوى جودة العمل الإداري والتشغيلي بالشركة، ومستوى شفافيتها ودرجة احترامها لقواعد الإفصاح، ومدى وجود حالات تعارض مصالح من أعضاء مجلس الإدارة ضد مصالح شركتهم؛ كل هذا العمق في الدور الاداري من حيث إصدار القرارات وتنفيذها، يجعل من أمين السر أحد الركائز للارتقاء بمستوى إدارة وحوكمة الشركة.
وتجدر الاشارة هنا إلى ان العديد من الشركات تجمع بين أمانة السر وادارة الحوكمة والالتزام الرقابي، فتجد أن مدير ادارة الالتزام هو ذاته معين كأمين سر لمجلس الإدارة، وذلك لما للمنصبين من ضرورة الالمام بقواعد الحوكمة والسياسات والاجراءات الخاصة بالشركة.
إلا أننا نرى عدم صحة هذا التوجه، حيث نرى بأن هذا الدمج يضر باستقلالية أمين السر وتبعيته لمجلس الإدارة، حيث لا مفر من وجود أعمال تنفيذية لا تتعلق بأعمال أمين السر لدى ادارة الالتزام الرقابي، مما يؤثر على أعمال أمين السر وأعمال ادارة الالتزام الرقابي.
· القيام برئاسة بعض اللجان الاستثنائية أو لجان التحقيق:
في بعض الحالات التي يكون فيها نزاع أو مخالفات جسيمة مع اشتباه بعلاقة أعضاء من الادارة العليا في الشركة – سواء كبار التنفيذيين أو أعضاء من مجلس الادارة – يكون في كثير من الاحيان من الصعب عملياً قيام الادارة التنفيذية بعمل التحقيق، وذلك لما يكون من حرج على أعضاء الادارة التنفيذية.
هذا فضلاً عن تحرج بعض أعضاء مجلس الإدارة بالقيام بدور المحققين أو دراسة موضوع معين، ومن هنا اتجهت بعض الشركات من خلال مجالس الادارة الى تشكيل لجان مؤقتة لتتولى عملاً معيناً لفترة معينة، أو تشكيل لجنة تحقيق لتتولى التحقيق بمسألة حرجة، ولإزالة الحرج عن الادارة التنفيذية وأعضاء مجلس الإدارة، فيتم في بعض الحالات تعيين أمين السر رئيساً لهذه اللجان لما له من مصداقية ومنصب في الشركة يجعله الأقدر على ادارة هذه اللجان.
ثالثاً: صلاحيات أمين السر وفقاً للقانون الكويتي:
نظم المشرع الكويتي مهام امين سر مجلس الإدارة في قانون الشركات رقم 1 لسنة 2016 وتعديلاته، حيث نصت المادة 191 من القانون على أنه:
"تدوَن محاضر اجتماعات مجلس الإدارة وتوقع من قبل الأعضاء الحاضرين وأمين سر المجلس....."
ثم فصَّلت اللائحة التنفيذية لقانون الشركات وأضافت:
"... يثبت (أمين السر) في الاجتماع كل ما دار فيه وخاصة أية اعتراضات على أي من القرارات التي اتخذها المجلس وأسباب الاعتراض. وله (أي لأمين السر) التوقيع على الشهادات الصادرة عن الشركة بشأن ما تم اتخاذه من قرارات في اجتماعات مجلس الإدارة"
كما جاء تنظيم أكثر شمولية لأعمال أمانة السر في اللائحة التنفيذية لقانون هيئة أسواق المال رقم 7 لسنة 2010، حيث جاء تعريف "أمين السر" في الكتاب الاول من اللائحة التنفيذية كما يلي:
"الشخص المُعيَّن من قبل مجلس الإدارة من بين موظفي الشركة ليقوم بمهمة تدوين وتسجيل وحفظ جميع محاضر الاجتماعات، وأية مهامٍ أخرى تُوكَلُ إليه من قبل المجلس في هذا الشأن".
وهكذا، فإن الهيئة قد تركت مسألة توسيع مهام أمين السر إلى مجلس الإدارة؛ فهي في النهاية صلاحية متروكة لرؤية الإدارة العليا للشركة كما ترغب هي في تطوير هيكلها الإداري وصلاحيات موظفيها.
كما جاءت اللائحة في الكتاب الخامس عشر "حوكمة الشركات" بمهام اضافية على المهام التقليدية لأمين السر، حيث نصت في المادة (7-2) على أن:
"تأمين حسن إيصال وتوزيع المعلومات والتنسيق فيما بين أعضاء المجلس وبين أصحاب المصالح الآخرين بالشركة بِمَن فيهم المساهمين والإدارات المختلفة في الشركة والموظفين تحت إشراف الرئيس"
ويتضح في هذا الدور أنَّ الهيئة قد مالت إلى جانب تفسير دور أمين السر بشكلٍ أوسع من قانون الشركات، وهو ما يعني أنَّ الهيئة تحث الشركات أن تتوسع في منح أمين السر أدواراً أكبر من مجرد قيامه بأعمال السكرتارية.
إلا أنه تجدر الإشارة الى أن المادة المشار إليها ليست ملزمة للشركات، فهي تخضع لقاعدة "الالتزام أو التفسير" "Comply or Explain"، الواردة ضمن القاعدة الأولى للحوكمة (المادة 1-1) من الكتاب الخامس عشر.
يمكننا القول بأن دور أمانة السر التقليدية هي المفروضة قانوناً على الشركات، أما التوسع ومنح أدوار اضافية لأمين سر مجلس الإدارة فهو خيار لمجلس الإدارة أن يأخذ به من عدمه، وقد أثبت الواقع العملي ضرورة هذا التوسع لما له من أهمية علمية وتساعد الادارة التنفيذية ومجلس الادارة للقيام بما في صالح الشركة والمساهمين وكافة أصحاب المصالح.
وبناء على ما تقدم، تثور لدينا التساؤلات التالية:
لتطبيق قواعد الحوكمة، والشفافية، وحماية حقوق أصحاب المصالح، إذا كان من حق مجلس الإدارة عزل الأمين، فهل يشكل ذلك خدشاً للاستقلالية وبالتالي عدم امكانية أداء المهام المطلوبة على أكمل وجه؟
أليست الأدوار العملية لأمين السر في المراجعة، والرقابة، والتنسيق، والتصدي لحالات تضارب المصالح، وتسهيل تنفيذ قرارات مجلس الإدارة، وتقديم لوجستيات الاجتماعات؛ كلها عبارة عن أدوار مساندة لمجلس الإدارة بالإضافة الى كونها أداة رقابية على مدى التزام مجلس الادارة بأداء دوره المنوط به، وذلك لضمان تطبيق قواعد الإفصاح والشفافية ويَسِيرَ في مصلحة الشركة دون تضارب مصالح؟
ألا يعتبر أمين السر أحد أقدر الأشخاص على معرفة المشاكل والمخالفات التي تدور في الشركة، بحكم منصبه والتي من الممكن أن تصل إلى مرحلة يستوجب علم المساهمين بها؟
ولتطوير دور أمين سر مجلس الإدارة بما ينعكس ايجاباً على الشركة والمساهمين وكافة أصحاب المصالح، نقترح على المشرع الكويتي عمل التعديلات التالية:
· منح صلاحية تعيين وإقالة أمين سر مجلس الإدارة للجمعية العامة للشركة، وليس لمجلس الإدارة، مع جواز تفويض الجمعية العامة لمجلس الإدارة بتعيين أمين السر فقط دون جواز الإقالة، لمنحه نوع من الاستقلالية التي تمكنه من أداء عمله بشكل يتماشى مع التوجهات الحديثة ويدعم دوره التنفيذي في الشركة.
· اضافة مهام الإشراف على تنفيذ قرارات مجلس الإدارة والتنسيق مع الإدارة التنفيذية الى المهام القانونية المناطة بأمين سر مجلس الإدارة، لإزالة الحرج من احتمالية عدم تعاون الادارة التنفيذية معه.
· منح أمين سر مجلس الإدارة صلاحية طلب اجتماع الجمعية العامة لمناقشة أية مواضيع يرى بأنها تستوجب إبلاغ المساهمين، وذلك في حال عدم تجاوب مجلس الإدارة مع طلبه أو كان الموضوع المراد مناقشته يتعلق بأعمال مجلس الإدارة أو أحد الأعضاء، لتقديم الطلب بشكل مباشر الى وزارة التجارة والجهات الرقابية المعنية.